FASE I: CREAZIONE TABELLE

Creiamo un database di Access completamente vuoto, poi andiamo a creare la nostra prima tabella nel menù “crea” in alto a sinistra. Comparirà una tabella di aspetto molto simile a quelle che potete creare in Word, ma vuota, tranne un campo chiamato “ID”. Cliccando sul pulsante “salva” (il floppy azzurro in alto) ci sarà chiesto di assegnare un nome alla tabella e la chiameremo CLIENTI.

È importante assegnare sempre nomi maiuscoli in fase di realizzazione, senza accenti o punteggiatura e senza spazi. Al posto dello spazio useremo il simbolo _ in modo da ridurre gli errori quando inseriremo le formule.

Al momento di realizzare la ricevuta vera e propria (il report) cambieremo a nostro piacimento le etichette e potremo utilizzare spazi, punteggiatura e lettere minuscole.

Ora inseriamo le voci nella tabella. Cliccando sulla casella “ID” ci permette di modificarne il nome, così la rinomineremo IDCLIENTE. Poi andremo alla casella a destra di IDCLIENTE che chiameremo RAG_SOC, a quella successiva ancora che sarà INDIRIZZO ed all’ultima che sarà chiamata COD_FISC. Salviamo e chiudiamo.

Andando sempre nel menù “crea”, realizzeremo una nuova tabella che chiameremo RICEVUTA. Le voci in questa tabella saranno: IDRICEVUTA, DATA, NUMERO, IDCLIENTI (in questo ordine).

Su questa tabella faremo un’azione in più: selezionando il menù “foglio dati” e cliccando su IDRICEVUTA vedremo che il “Tipo di dati” della casella è settato su “contatore” con la spunta su “univoco”. Lasciamo tutto com’è. Selezionando le altre colonne, invece, ci accorgiamo che sono tutte impostate su testo, mentre noi dobbiamo scegliere “Data/ora” per la colonna DATA, “Numerico” per NUMERO e “Numerico” per IDCLIENTE. Salviamo e chiudiamo.

Realizziamo infine una terza tabella chiamata DETTAGLIO, i cui campi saranno IDDETTAGLIO, QUANTITA (senza accento), PRESTAZIONE, COSTO, IDRICEVUTA. Sempre in “Foglio dati” andremo a selezionare “Numerico” per QUANTITA, “Valuta” per COSTO e “Numerico” per IDRICEVUTA, lasciando invece invariato il campo “Testo” per la colonna PRESTAZIONE. Salviamo e chiudiamo.

Infine apriamo di nuovo la tabella CLIENTI e (in “Foglio dati”) inseriamo la spunta “Univoco” accanto  alla voce “Testo” di COD_FISC. Questo servirà ad impedire di poter avere doppioni tra i clienti: se proviamo ad inserire un codice fiscale già esistente, il programma ci avviserà che il cliente è già presente nel database. Ciò non si può fare con la ragione sociale per ovvi problemi legati ad eventuali omonimie.

Riassumendo abbiamo creato tre tabelle con le tre parti della nostra ricevuta fiscale, abbiamo inserito dei riferimenti alle altre tabelle (i campi IDCLIENTE e IDRICEVUTA) che serviranno al programma per gestirle e abbiamo indicato per ogni colonna il tipo di dati che dovrà contenere.

Ora chiudiamo il programma e facciamo una copia del file da tenere accanto ad esso, nella stessa cartella. Ci servirà perché, se in fase di realizzazione qualcosa dovesse non funzionare in quanto abbiamo fatto un errore, potremo utilizzare l’altro file e ripartire dall’ultima fase, come un backup. Vi consiglio quindi di farlo ogni volta che terminiamo una fase, salvando man mano i progressi in due copie: una da modificare e l’altra da tenere di scorta.